บทนำ
การเกิดขึ้นของ 5 ส. ในญี่ปุ่นไม่ได้เกิดเป็น 5 ส. ในรูปแบบที่ชัดเจน แต่พัฒนามาจากแนวคิดในเรื่องการควบคุมคุณภาพ (Quality Control : QC) กล่าวคือญี่ปุ่นแพ้สงครามโลกครั้งที่ 2 กองกำลังฝ่ายสัมพันธ์มิตร โดยการนำของสหรัฐอเมริกาที่เข้ายึดครองญี่ปุ่น ได้เรียกร้องให้มีการักษาคุณภาพของชิ้นส่วนอุปกรณ์โทรคมนาคมที่ผลิตในประเทศญี่ปุ่น เพราะขณะนั้นสินค้าของญี่ปุ่นด้อยคุณภาพมาก จะนำมาประกอบใช้กับอะไรก็มักใช้ไม่ค่อยได้
จากปัญหาดังกล่าวนี่เอง ทางอเมริกาจึงส่งผู้เชี่ยวชาญมาดูแลและให้ความรู้ในเรื่องการควบคุมคุณภาพสินค้าหรือคิวซี ซึ่งต่อมาหลักการที่ทางอเมริกานำมาเผยแพร่นี้เอง ที่กลายมาเป็นพื้นฐานที่ส่งให้ญี่ปุ่นกลับมาเป็นคู่แข่งที่น่ากลัวของตัวเองทั้งทางด้านเศรษฐกิจและด้านบุคคลากรในที่สุด
การทำ 5 ส. ปรากฏให้เห็นในช่วงที่ QC มีการพัฒนารูปแบบ กล่าวคือ ในช่วงแรกได้เน้นการทำ 3 ส กับหน่วยงานต่างๆ ต้องการแนวทางพื้นฐานที่เป็นเหมือนแรงผลักให้ผู้ปฏิบัติงานและสภาพแวดล้อมในการทำงานเอื้อประโยชน์ต่อกระบวนการผลิตมากที่สุด โดย QC เป็นหลักการที่มุ่งควบคุมที่ตัววัตถุมากกว่า ดังนั้นจึงมีผู้คิดค้นหลักการง่ายๆ ที่จะสนับสนุนกิจกรรม “รากฐาน” ที่มุ่งไปที่ตัวคนและสภาพแวดล้อม ซึ่งหลักการนั้นก็คือหลัก 5 ส. ที่ทางญี่ปุ่นเรียกว่า 5S นั่นเอง.
5ส คือเครื่องมือสำหรับ “ บริหารจัดการพื้นที่หน้างานให้เอื้ออำนวยต่อการทำกิจกรรมสำหรับการเพิ่มผลผลิต โดย การกระทำ 5 สิ่ง คือสะสาง สะดวก สะอาด สร้างนิสัย และสุขลักษณะ ”
ผลลัพธ์ที่ได้จากทำกิจกรรมปรับปรุงพื้นที่การทำงานด้วยหลักการ 5ส
นามธรรม : ปรับปรุงความมีระเบียบวินัยของบุคลากรให้สูงขึ้น
รูปธรรม : ปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงาน, เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน คุณภาพ การส่งมอบสินค้าทันเวลา ลดการเกิดอุบัติเหตุ และในที่สุดก็จะเกิดความพึงพอใจของลูกค้า และทุกๆ คนในองค์กร
การปรับปรุงพื้นที่การทำงานโดย หลักการ CAPD
ในการดำเนินกิจกรรมยังมีเครื่องมือมากมายที่เป็นองค์กรกอบในการบ่งชี้จุดที่ต้องปรับปรุง การบ่งชี้เพื่อควบคุม และการตรวจสอบเช่น
มาตรฐาน 3S ในรูปแบบ Standard Picture
Visual Control ควบคุมโดยการมองเห็น
การประยุกต์ใช้เครื่องมือ “5ส” ในแต่ละองค์กรย่อมมีความแตกต่างกันบางองค์กรมีการประยุกต์ใช้ในงานประจำวันเนื่องจากมองว่าการจัดการพื้นที่การทำงานเป็นส่วนหนึ่งในหน้าที่งานที่พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบอยู่แล้วจึงไม่ได้มีการจัดเป็นกิจกรรมที่อยู่ในรูปแบบโครงการโดยมีการผลักดันให้พนักงานรับรู้วิธีการจัดเพื่อที่การทำงานและให้พนักงานค้นพบประเด็นที่ยังไม่เหมาะสมและหาวิธีการปรับปรุงและนำไปปฏิบัติด้วยตนเอง
และมีการนำเสนอผลงานการปรับปรุงโซนตนเองให้พื้นที่อื่นได้รับรู้ในแต่ละเดือน
ในบางองค์กรมีการจัดให้มีคณะกรรมการตรวจประเมินโดยได้มีการกำหนดเกณฑ์การตรวจประจำพื้นที่ขึ้นมาและใช้บุคคลจากพื้นที่อื่นเข้ามาตรวจประเมินเพื่อทำให้เกิดการบ่งชี้ประเด็นปรับปรุงจากคณะกรรมการ
